Informacja dodana do BIP w ramach etapu Zasilenie Danymi projektu Lubuski e-Urząd

• prowadzenie sekretariatu (zapewnienie obsługi organizacyjnej i administracyjnej dla kierownictwa Urzędu),
• prowadzenie informacji w zakresie kompetencji i działania organów administracji publicznej i jednostek organizacyjnych na terenie Gminy, udzielanie informacji o trybie załatwiania  spraw w Urzędzie,
• organizowanie prowadzenia spedycji poczty, przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielaniekorespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
• prowadzenie ewidencji korespondencji,
• prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków oraz rejestru pism wpływających do Urzędu,
• przygotowywanie pomieszczeń i obsługa kancelaryjna spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza,
• obsługa kancelaryjna interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ichkontaktów z pracownikami Urzędu,
• prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza,
• prowadzenie rejestru i przygotowywanie pełnomocnictw - upoważnień na zlecenie Burmistrza,
• sporządzanie okresowych sprawozdań z działalności Burmistrza na sesje Rady,
• prowadzenie obsługi kancelaryjno - biurowej Rady i Komisji,
• podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzeniem sesji, zebrań,posiedzeń i spotkań Rady i Komisji,
• protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań,
• sprawowanie nadzoru nad właściwym obiegiem dokumentów, przekazywanie za pośrednictwem sekretariatu korespondencji do i od Rady, Komisji oraz poszczególnych radnych,
• prowadzenie rejestru uchwał i innych postanowień Rady oraz ich udostępnianie mieszkańcom,
• prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
• przyjmowanie spraw sygnalizowanych przez radnych,
• organizowanie i obsługa spotkań Burmistrza, radnych z mieszkańcami,
• organizowanie wyborów: prezydenckich, parlamentarnych, samorządowych i sołeckich,
• obsługa zebrań wiejskich, przechowywanie protokołów i uchwał zebrań wiejskich,
• wspieranie i upowszechnianie idei samorządowej,
• organizowanie wyborów ławników do sądów powszechnych i sądów pracy i ubezpieczeń społecznych,
• prowadzenie archiwum zakładowego:
• przyjmowanie i gromadzenie akt,
• ewidencjonowanie akt,
• udostępnianie akt,
• podział akt na kategorie,
• konserwacja akt,
• brakowanie akt,
• przekazywanie akt kategorii "A",
• prowadzenie dokumentacji administracyjno - biurowej z zakresu przynależności Gminy do związków gminnych oraz stowarzyszeń i fundacji,
• zapewnienie obsługi administracyjno - gospodarczej Urzędu poprzez:
• zarządzanie budynkiem Urzędu, prowadzenie w nim bieżących prac konserwacyjnych, porządkowych i gospodarczych,
• zapewnienie ochrony mienia urzędu,
• analizę kosztów funkcjonowania Urzędu,
• planowanie i organizację zaopatrzenia materiałowo - technicznego w środki trwałe, materiały biurowe i kancelaryjne,
• obsługę i zabezpieczenie łączności telefonicznej oraz poczty elektronicznej,
• racjonalne gospodarowanie środkami rzeczowymi, drukami, formularzami,
• zaopatrywanie Urzędu w pieczęcie, kasowanie ich po zużyciu, prowadzenie rejestru,
• prenumeratę wydawnictw czasopism i dzienników, zaopatrywanie Referatów w literaturę fachową zgodnie ze zgłoszonym zapotrzebowaniem,
• zapewnienie prawidłowego funkcjonowania ksera,
• prowadzenie rejestru faktur i rachunków,
• prowadzenie rejestru podróży służbowych.
• prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;
• organizacja pracy:
• zapewnienie sprawnej organizacji pracy i funkcjonowania Urzędu, jego komórek organizacyjnych - usprawnienie prac Urzędu oraz wprowadzenie nowych metod i technik zarządzania,
• opracowywanie i aktualizowanie Regulaminu Organizacyjnego, kontrola jego funkcjonowania - wyciąganie wniosków z wyników kontroli,
• opracowywanie i aktualizacja Regulaminu Pracy,
• organizowanie prac związanych z opracowaniem i aktualizacją Statutu, statutów jednostek pomocniczych i jednostek organizacyjnych gminy,
• organizacja prac związanych z przeprowadzeniem okresowych ocen pracowników samorządowych,
• kompletowanie i przechowywanie aktów normatywnych oraz zbiorów przepisów prawa,
• prowadzenie, poprzez współpracę z Powiatowym Urzędem Pracy, punktu informacyjnego o rynku pracy, możliwości szkoleń i zatrudnienia,
• prowadzenie całości spraw związanych ze współpracą Gminy z organizacjami pozarządowymi, w tym opracowywanie projektów rocznych planów współpracy,
• wykonywanie zadań z zakresu utrzymania czystości w pomieszczeniach Urzędu, ich stanu technicznego oraz pełnienie funkcji zarządcy budynków lub ich części wykorzystywanych dla potrzeb Urzędu,
• nadzór nad całością prac związanych z informatyzacją Urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych,
• obsługa informatyczna (serwis) oraz doradztwo informatyczne dla pracowników Urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych,
• administrowanie siecią komputerową Urzędu, w tym zarządzanie systemem dostępu do zbioru danych i zapewnienie prawidłowej realizacji ustaw i przepisów szczególnych w tym zakresie,
• zapewnienie bezpieczeństwa danych zawartych w komputerowych zbiorach danych Urzędu zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami wewnętrznymi przyjętymi w Urzędzie,
• planowanie i realizacja rozwoju sieci informatycznej Urzędu oraz modernizacja istniejącej infrastruktury, w tym zakupy sprzętu,
• wdrażanie zakupionych programów stosownie do aktualnych potrzeb Urzędu,
• realizacja zadań na rzecz promocji Gminy (prowadzenie i aktualizacja serwisu www),
• bieżące informowanie mieszkańców o działaniach władz lokalnych przez administrowanie podmiotowej strony BIP,
• prowadzenie szczegółowej ewidencji sprzętu komputerowego i elektronicznego,
• prowadzenie rejestru zleconych usług na świadczenie obsługi programów komputerowych,
• kontrolowanie oprogramowania pracującego w Urzędzie w zakresie jego legalności wynikającej z ustawy o ochronie praw autorskich.